REGULAMIN

§1. Informacje ogólne

  1. Organizatorem Konferencji Naukowej ARMTECH (zwanej dalej Konferencją) jest Wojskowy Instytut Techniczny Uzbrojenia z siedzibą w Zielonce, przy ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 7, kod pocztowy 05-220, REGON: 010153990, NIP: 125-00-00-208.
  2. Wszelkie informacje o Konferencji dostępne są na stronie internetowej https://armtech2025.witu.mil.pl/ (zwanej dalej Stroną Internetową).
  3. Niniejszy Regulamin określa warunki organizacji i udziału w Konferencji.
  4. Każda osoba dokonująca rejestracji jest zobowiązana:
  1. zaakceptować niniejszy Regulamin;
  2. wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych;
  3. zapoznać się z klauzulą informacyjną;
  4. potwierdzić fakt zapoznania się z dokumentami w formularzu rejestracyjnym.
  1. Konferencja ma charakter jawny.
  2. Celem Konferencji będzie przedstawienie najnowszych osiągnięć naukowych, technologicznych i przemysłowych w dziedzinie systemów uzbrojenia i bezpieczeństwa narodowego w obliczu dynamicznych zmian geostrategicznych. Stanowi będzie forum wymiany doświadczeń między środowiskami wojskowymi, naukowymi i przemysłowymi, wspierając rozwój innowacyjnych rozwiązań na potrzeby obronności oraz kształtując kierunki przyszłej modernizacji technologii wojskowej.

§2. Warunki udziału w Konferencji

  1. Udział w Konferencji jest dobrowolny i otwarty dla wszystkich osób fizycznych, które ukończyły 18 rok życia i posiadają pełną zdolność do czynności prawnych (wymaga zgłoszenia i wniesienia opłaty konferencyjnej zgodnie z zapisami Regulaminu). (Wyżej wymienione osoby fizyczne biorące udział w Konferencji będą zwane dalej jako Uczestnicy).
  2. W celu zgłoszenia się na Konferencję, potencjalny Uczestnik zobowiązany jest do wypełnienia i przesłania formularza zgłoszeniowego dostępnego na Stronie Internetowej.
  3. W przypadku wątpliwości dotyczących tożsamości Uczestnika bądź podanych przez niego danych (w tym danych osobowych), Organizator może zażądać okazania dokumentu potwierdzającego ich prawdziwość lub tożsamość Uczestnika.
  4. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w przypadku świadomego podania fałszywych lub niepełnych informacji, Organizator może odmówić Uczestnikowi wydania Identyfikatora.
  5. Organizator prześle Uczestnikowi wiadomość e-mail na adres podany w formularzu rejestracyjnym, potwierdzającą pomyślną rejestrację na Konferencję.
  6. Uczestnik Konferencji zobowiązany jest do wniesienia opłaty konferencyjnej w terminie określonym na Stronie Internetowej.
  7. Opłata konferencyjna powinna zostać uiszczona do dnia określonego przez Organizatora na Stronie Internetowej. W przypadku braku wpłaty lub wpłaty po przekroczeniu terminu obligatoryjnego, Organizator ma prawo do skreślenia Uczestnika z listy uczestników Konferencji bez zwracania wniesionej opłaty.
  8. Do dnia zakończenia rejestracji potencjalny Uczestnik ma prawo do bezpłatnej rezygnacji z udziału w Konferencji. Po upływie ww. terminu zobowiązany jest do uiszczenia opłaty konferencyjnej nawet w przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji lub skreślenia z listy uczestników.
  9. Organizator ma prawo do przedłużenia terminu zgłoszeń. Ewentualna decyzja zostanie umieszczona na Stronie Internetowej.

§3. Zasady szczegółowe udziału w Konferencji

  1. Szczegóły dotyczące tematyki Konferencji i harmonogramu obrad zawarte są w Programie Konferencji, dostępnym na Stronie Internetowej.
  2. Uczestnik otrzymuje w dniu przyjazdu imienny identyfikator, który uprawnia go do przebywania w miejscu, w którym odbywa się Konferencja i każdorazowo jest zobowiązany do jego okazania na prośbę przedstawiciela Organizatora lub pracownika obiektu, w którym odbywa się Konferencja. Osoby, które nie posiadają imiennego identyfikatora w trakcie pobytu, mogą zostać zobowiązane przez Organizatora do niezwłocznego opuszczenia miejsca Konferencji. Osoby, które zagubiły bądź w inny sposób utraciły swój imienny identyfikator, mogą otrzymać jego duplikat.
  3. W przypadku przybycia innej osoby („Dublera”) w miejsce osoby, która się zarejestrowała i wniosła opłatę konferencyjną, Organizator zezwoli na jej udział w Konferencji i wystawi imienny identyfikator. Za „Dublera” uważa się osobę, która zostanie wskazana na piśmie lub mailem przez osobę która dokonała rejestracji.
  4. Komitet Organizacyjny Konferencji zapewnia Uczestnikom wygłaszającym referat, w trakcie obrad dostęp do komputera, rzutnika multimedialnego i prezentera oraz wszelką pomoc techniczną w ich obsłudze (Organizator nie przewiduje możliwości wykorzystania własnego komputera do prezentacji).
  5. Uczestnik zakwalifikowany do wygłoszenia referatu na sesji plenarnej jest zobowiązany do:
  1. przygotowania prezentacji referatu gotowego do odtworzenia za pomocą programu Microsoft Power Point lub Adobe Reader (w celu ułatwienia odbioru prezentacji przez gości zagranicznych prosimy Autorów wygłaszających referaty w języku polskim o przygotowanie– prezentacji multimedialnej w języku angielskim) i umieszczenie jej przed rozpoczęciem sesji na dysku komputera ogólnodostępnego na sali obrad;
  2. umieszczenie przed rozpoczęciem sesji na dysku komputera ogólnodostępnego na sali obrad prezentacji jest jednoznacznym wyrażeniem zgody przez autora prezentacji na jej upowszechnienie wśród innych uczestników Konferencji, chyba, że autor nie wyrazi na to zgody (na piśmie);
  3. skontaktowania się przed sesją z prowadzącym obrady i potwierdzenia swojej gotowości do wygłoszenia referatu;
  4. nieprzekroczenia czasu przeznaczonego na prezentację i dyskusję przewidzianego w programie.
  1. Uczestnicy przebywający na Konferencji zobowiązani są do poszanowania porządku, wyposażenia obiektu konferencyjnego oraz praw osób trzecich. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania zasad bezpieczeństwa i przepisów przeciwpożarowych, jakie obowiązują na terenie obiektu, w którym odbywa się Konferencja, jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych przedstawicieli, Organizatora i pracowników obiektu konferencyjnego.
  2. Na teren obrad Konferencji nie będą wpuszczane osoby agresywne, będące pod wpływem alkoholu lub substancji psychoaktywnych, a w przypadku ich zidentyfikowania, zostaną one usunięte z miejsca obrad Konferencji.
  3. Na terenie obrad Konferencji zabronione jest prowadzenie marketingu, usług własnych lub podmiotów trzecich, chyba że Organizator wyrazi na to uprzednią pisemną zgodę.
  4. Na terenie obrad Konferencji zabronione jest propagowanie treści niedozwolonych przez prawo lub zasady współżycia społecznego.
  5. W obiektach, w których odbywa się Konferencja, zabronione jest rejestrowanie i nagrywanie obrad Konferencji bez pisemnej zgody Organizatora.
  6. Organizator zastrzega sobie możliwość usunięcia osoby naruszającej niniejszy Regulamin z terenu obrad Konferencji bez prawa do powrotu na teren obrad Konferencji lub żądania zwrotu jakichkolwiek kosztów lub nakładów poniesionych w związku z udziałem w Konferencji, w tym także opłaty uiszczonej za udział w Konferencji.
  7. Uczestnik zobowiązany jest do pokrycia wszelkich kosztów związanych z naprawieniem szkody wyrządzonej przez niego, jakie poniesie Organizator w przypadku wystąpienia stron trzecich w stosunku do Organizatora z roszczeniami związanymi ze szkodami wyrządzonymi przez Uczestnika.
  8. Za przedstawiciela Organizatora w trakcie Konferencji uważa się każdą osobę legitymującą się imiennym identyfikatorem organizatora Konferencji z napisem ORGANIZATOR.

§4. Warunki płatności za udział w Konferencji

  1. Wysokość opłaty konferencyjnej oraz szczegółowe zasady wnoszenia opłaty podane są na Stronie Internetowej.
  2. Opłata konferencyjna obejmuje:
  1. wejścia na sesje naukowe;
  2. pełny dostęp do wszystkich wydarzeń towarzyszących;
  3. posiłki w czasie trwania Konferencji zgodnie z harmonogramem;
  4. pakiet materiałów konferencyjnych.

§5. Odstąpienia

Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany terminu lub odstąpienia od organizacji Konferencji z przyczyn od niego niezależnych. W takim przypadku opłata konferencyjna zostanie zwrócona Uczestnikom, lecz będzie pomniejszona o 50% z uwagi na koszty organizacyjne, na wskazane przez nich konta bankowe.

§6. Skargi i reklamacje

  1. Wszelkie skargi i reklamacje związane z organizacją i przebiegiem Konferencji muszą być kierowane wyłącznie do Organizatora:
  1. na adres e-mail armtech@witu.mil.pl;
  2. na adres Organizatora: Wojskowy Instytut Techniczny Uzbrojenia z siedzibą w Zielonce, przy ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 7, kod pocztowy 05-220.
  1. Organizator zobowiązuje się udzielić odpowiedzi na reklamację w terminie 14 dni kalendarzowych od daty jej otrzymania. W przypadku braku udzielenia odpowiedzi reklamacja zostanie uznana za zasadną.
  2. W przypadku uzasadnionej reklamacji, Organizator zwróci na rzecz Uczestnika poniesione przez niego koszty związane z opłatą konferencyjną.
  3. Zwrot środków nastąpi na wskazany przez Uczestnika rachunek bankowy.

§7. Polityka Prywatności

  1. Wypełniając formularz Rejestracji, Uczestnik oświadcza, że podane dane są prawdziwe i wyraża zgodę na przetwarzanie zawartych w formularzu Danych Osobowych przez Organizatora w charakterze administratora danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781).
  2. Dane Osobowe przetwarzane będą przez Organizatora w celu ewidencji Uczestników i przekazywania im informacji dotyczących Konferencji oraz działalności Organizatora. Dane Osobowe mogą być również powierzane Partnerom i innym podmiotom (w tym podmiotowi prowadzącemu serwer, w ramach którego funkcjonuje Strona Internetowa) w celu ewidencji Uczestników, realizacji celów statutowych oraz przekazywania informacji o działalności Partnerów, w tym również do informowania o przyszłych edycjach Konferencji.
  3. Uczestnik ma prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie Danych Osobowych dotyczących jego osoby, ich aktualizacji, zmiany, uzupełniania lub żądania usunięcia, z zastrzeżeniem, że działania takie mogą uniemożliwić Organizatorowi zapewnienie udziału Uczestnika w Konferencji.
  4. Uczestnicy wyrażają zgodę na upowszechnianie swojego wizerunku w materiałach promocyjnych Konferencji oraz na Stronie Internetowej.

§8. Postanowienia Końcowe

  1. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego na formularzu dostępnym na Stronie Internetowej oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także zobowiązanie do przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
  2. Brak akceptacji któregokolwiek z postanowień Regulaminu wyłącza możliwość udziału w Konferencji.
  3. W sprawach nie objętych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego.
  4. Organizator ustala Program Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian także w dniach, w których odbywa się Konferencja, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego, kolejności wystąpień i zmiany prelegentów.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości uczestniczenia przez Uczestnika w Konferencji spowodowany siłą wyższą lub wywołany z winy Uczestnika.